Une commande ressaisie dans plusieurs outils, une fiche client créée en double, des chiffres différents d’un tableau à l’autre… Ces difficultés font perdre du temps et compliquent le travail entre services. Pour les résoudre, la connexion entre les logiciels doit s’accompagner de règles communes et d’une bonne maîtrise des outils par les utilisateurs.
Une étude de l’OPIIEC publiée le 28 août 2026 souligne l’importance de cet enjeu : 40 % des entreprises étudiées rencontrent des incompatibilités entre leurs applications métiers. La circulation des données constitue donc un sujet technique, mais aussi un besoin de compétences et de formation.
Des outils multiples, des informations parfois difficiles à partager
Les entreprises s’appuient sur différents logiciels pour gérer leurs activités : ERP, comptabilité, applications spécialisées et tableaux de suivi. Chaque outil peut répondre à un besoin précis, tout en utilisant des informations communes aux autres services.
Lorsqu’une information n’est pas transmise ou actualisée au bon endroit, les collaborateurs doivent effectuer des vérifications supplémentaires. Ils échangent des fichiers, sollicitent leurs collègues ou reprennent manuellement des données déjà saisies.
Prenons un exemple : le service commercial modifie une condition de commande, mais cette modification n’est pas connue de l’équipe chargée de la facturation. L’information existe, pourtant elle n’est pas disponible au moment où elle devient nécessaire.
Ces situations peuvent entraîner :
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Des doubles saisies et des corrections répétées.
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Des écarts entre les documents commerciaux, administratifs et comptables.
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Des difficultés pour identifier la version à jour d’une information.
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Des tableaux de bord difficiles à rapprocher.
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Une dépendance à certaines personnes qui connaissent seules les manipulations à effectuer.
La fiabilité des données concerne donc l’ensemble des collaborateurs qui les créent, les modifient ou les utilisent.
L’interopérabilité : permettre aux outils de communiquer
L’interopérabilité désigne la capacité de différents systèmes à échanger des informations et à les exploiter correctement.
Dans son étude, l’OPIIEC rappelle qu’elle ne repose pas uniquement sur les connexions techniques. Elle implique également une compréhension commune des données, une coordination entre les acteurs et un cadre juridique adapté aux échanges.
Concrètement, transmettre automatiquement une donnée d’un logiciel à un autre ne garantit pas qu’elle sera bien comprise. Il faut aussi s’accorder sur sa définition, son format et les conditions dans lesquelles elle doit être mise à jour.
Un statut « validé », par exemple, peut désigner une commande acceptée par le client, contrôlée par l’administration des ventes ou autorisée pour la préparation. Si les services lui donnent des sens différents, les échanges restent sources de confusion.
Pour sécuriser le fonctionnement, plusieurs questions doivent être clarifiées :
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Dans quel outil l’information doit-elle être créée ?
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Qui peut la modifier ?
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Quel service vérifie sa cohérence ?
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À quel moment doit-elle être transmise ?
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Comment traiter une erreur ou une donnée manquante ?
Ces réponses permettent de relier le fonctionnement des logiciels à l’organisation réelle de l’entreprise.
Pourquoi la formation joue un rôle essentiel
Un logiciel correctement paramétré peut recevoir des informations incomplètes, des doublons ou des données saisies selon des habitudes différentes.
La formation aide les utilisateurs à comprendre les règles de gestion et à les appliquer dans leurs opérations quotidiennes. Elle leur permet aussi de mieux identifier les conséquences de leurs actions sur les autres services.
Former à un outil, c’est expliquer comment l’utiliser mais également pourquoi certaines informations sont nécessaires.
Une référence mal renseignée, une fiche incomplète ou un statut incorrect peuvent perturber les étapes suivantes. Comprendre ces liens donne du sens aux contrôles demandés et facilite le repérage des anomalies.
La formation constitue aussi un moment utile pour confronter les pratiques. Des collaborateurs qui réalisent une même opération peuvent découvrir qu’ils n’utilisent pas la même méthode. Ces échanges permettent de clarifier les procédures et d’établir des repères partagés.
Quelles compétences développer dans les équipes ?
Maîtriser les opérations utiles à son métier
Les utilisateurs ont besoin de retrouver les informations pertinentes et de réaliser leurs opérations avec autonomie.
Les exercices doivent donc partir de situations proches de leur activité : rechercher une fiche, enregistrer une opération, vérifier un document ou suivre son avancement. L’objectif est de comprendre le parcours de travail, au-delà de la découverte des menus du logiciel.
Savoir vérifier et corriger les données
La qualité des données repose sur des gestes simples, mais réguliers : rechercher avant de créer, renseigner les champs attendus, respecter les conventions de saisie et signaler les incohérences.
La formation peut s’appuyer sur des exemples d’erreurs courantes pour expliquer les contrôles à effectuer et les procédures de correction. Chaque utilisateur doit savoir ce qu’il peut traiter lui-même et ce qui nécessite l’intervention d’une personne référente.
Comprendre les besoins des autres services
Une donnée peut être saisie par une équipe puis utilisée par plusieurs autres. Présenter un processus complet aide chacun à comprendre les informations attendues et les contraintes des collaborateurs qui interviennent ensuite.
Cette vision d’ensemble facilite la coordination entre les fonctions commerciales, administratives, comptables et informatiques.
Accompagner les changements de pratiques
Le déploiement d’un logiciel ou l’évolution d’un processus modifie les habitudes de travail. Les équipes peuvent avoir besoin de temps pour s’approprier les nouvelles règles et abandonner certaines manipulations devenues inutiles.
Des supports accessibles, des personnes référentes identifiées et un suivi après la formation permettent de répondre aux difficultés rencontrées en situation réelle.
Partir des difficultés concrètes pour construire la formation
Avant de définir un programme, il est utile d’identifier les opérations qui posent problème.
Quelles données sont régulièrement corrigées ? Où les collaborateurs effectuent-ils des ressaisies ? Quelles tâches nécessitent une aide fréquente ? Pourquoi certains fichiers sont-ils maintenus en parallèle du logiciel ?
Ces questions permettent de distinguer les besoins. Une incompatibilité entre applications demande une réponse technique. Une procédure imprécise nécessite une clarification organisationnelle. Une fonctionnalité mal comprise appelle un accompagnement des utilisateurs.
La formation complète les actions techniques et organisationnelles : elle ne remplace pas la résolution des problèmes de connexion entre logiciels.
Une fois les priorités définies, le parcours peut associer des explications, des exercices et des supports adaptés aux usages. Un retour après la formation permet ensuite d’identifier les points acquis et ceux qui nécessitent un approfondissement.
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Source : OPIIEC — Besoins en compétences et formations pour faciliter la transformation numérique grâce à l’interopérabilité des données et applications, étude publiée le 28 août 2026.